Det räcker inte med att fråga, du måste kontrollera! Nyanställd IT-chef saknade behörighet att ingå miljon avtal med IT-leverantör.
En av de stora utmaningarna som företag står inför idag är förståelse för omfattningen av tredjepartsrelationer och därmed tillhörande risker. En omedvetenhet kring dessa risker kan öka sårbarheten för företag. Avtalshantering och interna processer kring hur företag ingår avtal med tredje part är allt som oftast en risk som lätt blir åsidosatt till förmån för att nå affärsavslut. Detta kan bli en kostsam affär som ett rykande färskt rättsfall (2019) från Solna tingsrätt där en IT-chef inte ansågs behörig att ingå avtal med en leverantör av ett nytt IT-system.
Bakgrund
Under 2016 provanställdes en ny IT-chef på ett bolag verksam inom fordonsindustrin (som härefter benämns som beställaren). Den nya IT-chefen saknade firmateckningsrätt då denna tecknades av styrelsen – tillika styrelseordförande -samt ytterligare två personer. Under provanställningstiden tog IT-chefen kontakt med en leverantör av IT tjänster och IT-system. Kontakten mellan parterna ledde fram till ett avtal om en ny moln-och drifttjänst vilket undertecknades av IT-chefen (på beställarsidan) och styrelseledamot och VD (på leverantörssidan). Avtalet löpte i 36 månader från avtalat leveransdatum och betalning skulle erläggas som engångssumma för hela avtalstiden. Leverantören fullföljde sin del av avtalet och levererade installationen i enlighet med villkoren för avtalet. Fakturan bestreds dock av beställaren – som hävdade att något bindande avtal aldrig träffats och saken hänfördes sedermera till domstol för avgörande.
Tvist
IT-leverantören kräver beställaren på knappt två miljoner kronor i skadestånd för avtalsbrottet. Leverantören hävdar att beställarens IT-chef har haft en muntlig fullmakt eller fått uppdraget från beställarens vd eller annan behörig ställföreträdare för beställaren alternativt från annan de facto behörig befattningshavare eller företrädare inom beställaren att ingå avtalet för beställarens räkning. För det fall att det inte kan visas att IT-chefen har haft en muntlig fullmakt görs det gällande att det i vart fall har förelegat en så kallad kombinationsfullmakt* och att Leverantören har fått en befogad tillit till att IT-chefen varit behörig att ingå avtalet för Beställarens räkning.
Beställaren hävdar att IT-chefen inte varit behörig att ingå avtalet med Leverantören för Beställarens räkning. IT-chefen har inte haft en muntlig fullmakt eller fått uppdrag att ingå avtalet för Beställarens räkning. Det har inte förelegat sådana särskilda omständigheter som konstituerar en kombinationsfullmakt och Beställaren har därför inte blivit bunden av avtalet på sådant sätt.
Tingsrätten skriver…
Muntlig fullmakt
Det finns omständigheter som talar för att IT-chefens uppdrag kan ha varit mer omfattande än enbart att ta fram offerter i syfte att konkurrensutsätta en befintlig leverantör, och att avtalsförhandlingarna skett med samtycke från Beställarens ledning. IT-chefen har själv varit av den uppfattningen. Dock medför inte ett uppdrag att sköta avtalsförhandlingarna en automatisk behörighet att också träffa bindande avtal. IT-chefen har också givit uttryck att själv vara tveksam till att skriva under avtalet, vilket var orsaken till att IT-chefen frågat dåvarande försäljningsansvarig i Sverige om IT-chefen själv kunde skriva på avtalet. Den försäljningsansvarige har inte bekräftat detta utan förklarat att han inte har några minnesbilder av några avtalsförhandlingar. Tingsrätten skriver ”…inte skäl att ifrågasätta IT-chefens uppgifter om att det var den försäkringsansvarige som IT-chefen frågade om vem som skulle skriva under avtalet. Dåvarande försäljningsansvarig hos Beställaren har inte haft någon formell behörighetsteckningsrätt och inte heller har det visats att försäljningsansvarig, då avtalet ingicks, hade någon fullmakt eller på annat sätt var behörig att träffa bindande avtal för Beställaren. Sammanfattningsvis har Leverantören inte visat att IT-chefen fått muntlig fullmakt eller uppdrag att ingå ett bindande avtal.
Har det förelegat så kallad tillitsfullmakt?**
IT-chefen hos Beställaren hade ingen firmateckningsrätt och var nyanställd, detta var Leverantören medveten om. Inte heller kunde leverantören styrka att IT-chefen tidigare ingått eller tecknat avtal för Beställarens räkning. Visserligen får Beställarens IT avdelning anses vara en väl avgränsad och självständig verksamhetsdel och Leverantören borde, medger rätten, ha kunnat utgå ifrån att IT-chefen har haft behörighet att företa sådana rättshandlingar som normalt vidtas i och för verksamhetsgrenens vardagliga fortgång. Avtalet som träffats kan emellertid, menar domstolen, inte anses kunna hänföras till denna kategori av rättshandlingar. Avtalet innebar en omläggning av den befintliga driftstjänsten till en molntjänst och skulle löpa på tre år till en sammanlagd kostnad av totalt dryga fyra miljoner kronor.
Vidare säger rätten att det inte föreligger skäl att ifrågasätta att Leverantören, med hänsyn till de kontakter de haft med IT-chefen, att avtalsförhandlingarna var sanktionerade av Leverantörens ledning. Det finns ett flertal omständigheter som kan tala för att Beställarens ledning hade kännedom om IT-chefens avtalsförhandling. Leverantören har också uppgett att det var fråga om ett standardavtal och att det inte är ovanligt att IT-chefer undertecknar sådant avtal. Dock motsägs detta utav att företrädare för Leverantören själv, då denne inte utgått ifrån att IT-chefen var behörig, utan särskilt frågat om detta under avtalsförhandlingens gång. Noteras också att Leverantören för egen del undertecknat avtalet genom den registrerade styrelseledamoten.
Med hänsyn till den förändring som byte av Leverantör innebar och den kontroll Beställarens ledning i övrigt säger sig haft när det gäller större investeringar kan det, enligt tingsrätten, framstå som märkligt att IT-chefen skulle ha förhandlat fram avtalet och även undertecknat detta utan förankring eller vetskap hos ledningen.[1]
Sammantaget anser tingsrätten att omständigheterna inte är sådana att Leverantören kan anses ha haft befogad anledning att räkna med att IT-chefen var behörig att ingå avtalet. Leverantörens talan ska därför ogillas.
Reflektion
En viktig slutsats när man förhandlar om stora avtal med en ”mellanchef” på motpartssidan är att kontrollera ”mellanchefens” behörighet. Detta gäller framförallt då det rör sig om avtal som inte kan sägas rymmas inom den dagliga verksamheten. Ett avtal om omläggning av befintlig drifttjänst till en molntjänst är normalt sett inte en del av den löpande förvaltningen och vid sådana förhandlingar bör man klargöra behörigheten noggrant. Om man har en IT-chef är det viktigt att noggrant fastställa ramarna för denna persons handlande. Vill man att en IT-chef ska få binda företaget vid stora avtalsförhandlingar, bör man klargöra detta tydligt och i ett tidigt skede.
I förevarande fall har Leverantören underlåtit att kontrollera IT-chefens behörighet, trots att Leverantören varit tveksamma huruvida IT-chefen haft behörighet eller inte. Jag anser att man tagit en medveten risk när man fortsatt förhandlingarna utan en sådan kontroll. Detta oaktat tingsrättens resonemang kring de olika fullmakts förhållandenas varande eller inte.
Kontakta oss gärna om ni vill se över er Avtalshanterings process och dess risker gällande tredjeparts relationer.
Författare: Christine Axentjärn
[1] Rätten noterar att det under den aktuella perioden diskuterades det olika IT-projekt hos Beställaren där bland annat översyn av existerande IT leverantörs avtal var ett projekt. IT-chefen har sagt upp avtalet med nuvarande IT-leverantör på en av styrelseledamöternas begäran. Efter som denna uppsägning skedde i samband med IT-chefens avtalsförhandling med Leverantören kan det tala för att Beställarens styrelseledamot var medveten om dessa. Emellertid, menar rätten, är det inte orimligt att uppsägningen gjordes, som Beställaren hävdat, i syfte att kunna omförhandla avtalet och var med i planeringen från början. Även om det således finns omständigheter som kan tala för att det inom Beställaren har funnits en större kännedom om avtalet än vad bolaget har vidgått har det inte framkommit något konkret som styrker det. Någon kontroll av IT-chefens behörighet att ingå avtalet gjordes inte trots att företrädare för Leverantören uppenbart inte var säker på vem som kunde skriva under avtalet.
*Kombinationsfullmakt – En fullmakt som har utvecklats i rättspraxis och sedvänja. När flera omständigheter föreligger, som inte var för sig är tillräckliga för att en fullmakt ska anses föreligga, kan dessa omständigheter vägas ihop och tillsammans resultera i att en kombinationsfullmakt anses föreligga. Det kan t.ex. vara en situation där en ställningsfullmakt föreligger men att denna inte ensam ger behörighet till ett visst rättshandlande. Om huvudmannen i en sådan situation uppträder som att denne ändå godtar rättshandlandet kan dessa två faktorer tillsammans resultera i att en kombinationsfullmakt föreligger.
Ställningsfullmakt – En ställningsfullmakt är en fullmakt som en person erhåller på grund av dennes anställning eller tjänstgöring. Det innebär att en person som är anställd och befinner sig i tjänst har en behörighet att företa vissa rättshandlingar i enlighet med sedvänja. Med andra ord så betyder det att en anställd kan vidta vissa rättsliga åtgärder per automatik, beroende på vad som är vanligt i just den branschen, utan att behöva fråga sin arbetsgivare om fullmakt.
** Tillitsfullmakt – Under vissa förutsättningar kan en fullmakt ha sin grund i den tredje mannens tillit. Denna tillit måste vara befogad. Här bör man ställa sig följande frågor; vilken typ av avtal?, inom vilken verksamhet är avtalet träffat, hur vanligt förekommande är avtalstypen, vilka åtaganden föreligger i avtalet. Även andra förhållanden kan vägas in i bedömningen i varje enskilt fall, t.ex. fråga sig om mellanmannen regelbundet brukar utföra vissa rättshandlingar, se NJA 2014 s 684. Dock räcker det inte med att tilliten är befogad. Den befogade tilliten måste också härröra från huvudmannen. Detta krav innebär att det krävs att omständigheterna som grundar sig på tillit på ett relevant sätt kan knytas till huvudmannen för att denna ska bli avtalsbunden. Vidare måste huvudmannen även ha haft insikt om att dessa omständigheter skulle kunna medföra att en tredje man har befogad tillit att mellanmannen har behörighet. Om huvudmannen inte insett att det förelåg sådana omständigheter kan han oaktsamt ändå ha orsakat en tredje man att felaktigt utgå från att mellanmannen var behörig. Detta är dock i regel inte tillräckligt för att huvudmannen ska bli bunden på grund av tredje mans befogade tillit. Här ligger det närmare till hands att huvudmannen blir skadeståndsskyldig på grund av den tredje mannens befogade tillit än att huvudmannen blir avtalsbunden.
